Luiz Alves
A Câmara Municipal de Cuiabá está transformando em arquivos eletrônicos pesquisáveis todas as informações de seu acervo, que estão registradas em papel (impressos, datilografados, manuscritos e fotografias).
Segundo o coordenador do projeto, Thiago Liparotti, serão processados os documentos de todos os setores do legislativo municipal. A Secretaria de Apoio Legislativo é a que mais produziu e produz documentos, devida à intensa atividade parlamentar, ao longo de todas as legislaturas. As Secretarias de Administração e Pessoal e de Cultura e Resgate Histórico da Casa de Leis também têm um considerável estoque de papel e fotos.
Thiago ainda informa que os arquivos serão salvos em formato “.tif” e exportados para “.pdf”, com a resolução padronizada em 300 dpi, nas cores preta e branca. A extrema maioria deles estão em formato A4, com dimensões de 210cmX297cm (o papel padrão que utilizamos diariamente). Há também outros formatos maiores, como o A3 (297cmX420cm). Os documentos em dimensões superiores a esta, com originais até o formato A2 (420cmX594cm), e também os livros, serão digitalizados por um moderno equipamento, o Scanner Planetário.
Para a digitalização foi desenvolvido um software para consulta rápida dos documentos. O PDFind, que é um pdf inteligente, um verdadeiro “google dos documentos”. Após a conclusão das digitalizações, um único documento poderá ser acessado por milhares de pessoas simultaneamente, com toda a segurança inexistente no documento em papel. Um mesmo documento pode ser acessado por pessoas situadas em locais geográficos diferentes e distantes, o que diminui os custos relacionados ao deslocamento a fim de examiná-lo.
Todo esse trabalho, embora bastante volumoso, consiste em procedimentos simples, que passam pelas seguintes etapas:
* Preparação – Consiste em deixar os documentos aptos a serem manuseados/digitalizados. São removidos elementos metálicos, como grampos e clipes;
* Digitalização – Utilização de software específico – o Diamond Vision –, com capacidade bem acima dos produtos similares do mercado, que suporta até 100 mil cópias diárias;
* Controle de Qualidade – Conferência de todos os arquivos processados, para verificar se estão dentro das conformidades técnicas.
* Remontagem dos Documentos – Nesta etapa os documentos são reorganizados e anexados por material plástico, que não oxida ou enferruja.
Após a digitalização, toda a documentação impressa será devidamente arquivada, não apenas por questões legais, mas também por fatores de Higienização, pois o papel estocado (celulose) favorece a proliferação de micro-organismos presentes no ar e outros ambientes; e mesmo por questões de Durabilidade, já que muitos dos documentos não precisarão ser constantemente manuseados. Muitos deles já estavam em processo de deterioração (rasurados, apagados), em razão do tempo e ação de agentes internos e externos.
Para o presidente da Câmara, vereador Júlio Pinheiro (PTB), este trabalho é de extrema importância para a sociedade, além de estar sintonizado com a legislação federal de acesso à informação. “Temos o dever de preservar e disseminar estes dados, pois se tratam de documentos públicos oficiais, que registram a história e a atuação do parlamento cuiabano”, afirma Júlio Pinheiro.
“O investimento feito é uma necessidade contemporânea, que está diretamente ligada à sustentabilidade, à transparência e às práticas de boa gestão administrativa e de pessoal. O benefício deste investimento ficará evidenciado na diminuição dos custos de arquivamento, impressão e postagem desnecessária de documentos. Além disso, irá aumentar a produtividade dos funcionários e diminuir o tempo gasto com pesquisas”, conclui.
